Personvernerklæring
BORI BBL («BORI») er et boligbyggelag som eies av medlemmene. Vårt hovedmål er å skaffe våre medlemmer bolig og forvalte disse. Opplysninger om våre medlemmer administreres i et medlemsregister. BORI tilbyr via underleverandør et fordelsprogram for medlemmene.
Med et medlemskap i BORI får medlemmer tilgang til å kjøpe bolig på forkjøpsrett i tilknyttede boligselskap. Ansienniteten et medlem har kan være bygget opp gjennom mange års medlemskap. Dette innebærer behov for sikkerhet og kontroll knyttet til registrering og behandling av personopplysninger om medlemmene. Disse opplysningene registreres og samles i et særskilt medlemsregister.
BORI eier og har eierskap i flere datterselskaper som blant annet sørger for gode tilbud og fordeler til medlemmene. I tillegg har BORI også en rekke eksterne samarbeidspartnere innenfor ulike områder som yter tilbud til våre medlemmer. Fordelsprogrammet BORI tilbyr medlemmer er eid i samarbeid med andre boligbyggelag i Norge, og er i stadig utvikling.
Når du blir medlem i BORI, oppgir du personopplysninger som registreres i medlemsregisteret. Personopplysningsloven inneholder regler om registrering og annen form for behandling av personopplysninger som er knyttet til en enkeltperson. Vår personvernerklæring skal i likhet med personopplysningsloven og annet regelverk, bidra til at de personopplysninger som oppgis av deg blir behandlet i samsvar med grunnleggende personvernhensyn. Ikke minst skal du være trygg på at dette skjer på en sikker måte.
Samtykke
Det rettslige grunnlaget for behandling av personopplysninger avhenger av situasjonen og om det er relatert til din status som BORI-medlem eller kunde og tjenesteleveranse.
Vårt benyttede behandlingsgrunnlag er generelt sett:
- Overholdelse av lovbestemte plikter
BORI er lovpålagt å samle inn og lagre diverse personopplysninger. For eksempel lagring av regnskapsmateriale etter bokføringsloven. Videre samler vi inn opplysninger i forbindelse med rettsregistering i henhold til burettslagslova eller føring av andelseierbok etter bustadbyggjelagslova. BORI utfører også lovpålagt kundekontroll, undersøkelse og rapportering etter hvitvaskingsloven i forbindelse med leveranse av forretningsførsel til våre forvaltede boligselskap. - Nødvendig for å oppfylle en avtale
Dine registrerte personopplysninger behandles av BORI i henhold til avtalen med deg som BORI-medlem eller kunde, for eksempel forretningsføreravtale inngått med boligselskapet som behandlingsansvarlig. Som hovedregel vil dette også gjelde den behandling som skjer i regi av BORIs datterselskaper, som er viktige bidragsytere til BORI-medlemskapet. Forpliktelser som ligger i avtalen mellom BORI og deg som vårt medlem eller kunde, nødvendiggjør behandling av dine personopplysninger. For eksempel er det nødvendig for BORI å ha et oppdatert medlemsregister som viser dine kontaktdetaljer og din ansiennitet i tilfeller der du ønsker å benytte din forkjøpsrett. Vi mener videre at det er en viktig del av avtalen å gi deg god informasjon om medlemskapet ditt, dets innhold og ikke minst hvilke fordeler du kan benytte deg av gjennom vårt fordelsprogram. - Berettiget interesse:
BORI har en berettiget interesse i å markedsføre våre tjenester og medlemskap med innhold direkte til eksisterende BORI-medlemmer og kunder. Vi vil likevel ikke gjøre dette i de tilfeller der dine interesser eller grunnleggende rettigheter og friheter må anses å gå foran.I de tilfeller hvor behandling faller utenfor det medlemsavtalen naturlig omfatter, vil BORI basere behandlingen på et frivillig, uttrykkelig og informert samtykke fra deg. Samtykke som er nødvendig for en slik behandling av personopplysninger, gir du ved å krysse av for «samtykke avgis» i forbindelse med for eksempel innmelding på Portalen, Fordelskortsiden eller på innmeldingsblankett. Først etter avgitt samtykke vil BORI foreta behandling som ikke kan gjennomføres med grunnlag i medlemsavtalen. Dine samtykker kan du når som helst trekke tilbake.
Behandlingsansvarlig
Administrerende direktør i BORI (konsernsjef) har ansvaret for, og er behandlingsansvarlig for medlemsregisteret og for BORIs behandling av personopplysninger. Det daglige ansvaret for behandlingen, administrasjon og forvaltning av medlemsregisteret, er imidlertid delegert til medlemsservice og forvaltnings- og regnskapsavdelingen hos BORI.
Med hensyn til personopplysninger knyttet til beboere i BORIs forvaltede boligselskap, så er boligselskapene ved sitt styre behandlingsansvarlig. BORI er, som boligselskapets forretningsfører, databehandler og behandler personopplysninger fra boligselskapene i henhold til forretningsføreravtale med tilhørende databehandleravtale.
Opplysninger som registreres
BORI registrerer følgende personopplysninger i medlemsregisteret ved innmelding: navn, fødselsnummer, full adresse, innmeldt dato, land, kjønn, e-postadresse, telefonnummer og dato for innbetaling av andelsinnskudd og medlemskontingent. For mindreårige medlemmer registreres i tillegg navn og fødselsnummer for foresatte og giver av medlemskapet, samt eventuelt fødselsnummer ved alternativ betaler av medlemskapet. Alle disse opplysningene oppgis av deg. BORI tildeler og registrerer medlemsnummer.
På Portalen og Fordelskortsiden er det frivillig om du ønsker å registrere ytterligere opplysninger. Dette kan være opplysninger om dine interesser og måten du ønsker å bli kontaktet.
Det er frivillig å avgi personopplysninger til BORI, men for å kunne administrere ditt medlemskap på en forsvarlig måte, må vi som et minimum registrere navn, fødselsdato, full adresse, innmeldt dato, medlemsnummer og dato for innbetaling av andelsinnskudd og medlemskontingent.
BORI vil ved behov kunne innhente og registrere personopplysninger fra andre kilder, for eksempel kontaktinformasjon fra Folkeregisteret og opplysninger fra BORI sine samarbeidspartnere i fordelsprogrammet.
Informasjonskapsler
Ved besøk på BORIs hjemmesider eller andre tilknyttede internett-applikasjoner (for eksempel portalen, fordelskortet.no og bevarhms.no), etterlates det elektroniske spor. BORI vil da for en periode registrere visse opplysninger gjennom såkalte cookies (informasjonskapsler). En informasjonskapsel er en tekstfil som ved besøk på eller interaksjon med en nettside lagres på din datamaskin. BORI benytter informasjonskapslene til å generere statistikk og de kan benyttes i forbindelse med markedsføring av tilbud og medlemsfordeler. Informasjonskapslene registrerer bruken av BORIs hjemmesider og gir blant annet grunnlag for forbedring av disse.
Ved bruk av BORIs nettsider registreres i noen tilfeller din IP-adresse (som er en identifikasjon på din datamaskin), samt din innloggede/ikke-innloggede status på Portalen, din web-adferd (for eksempel hvilke sider du besøker, når du besøker dem og eventuelle produkter som bestilles), omtrentlig lokasjon, teknisk informasjon om din nettleser og operativsystem og hvilken nettside du kom fra.
Din bruk av BORIs hjemmesider kan ikke spores tilbake til deg som enkeltperson.
Nærmere informasjon om informasjonskapsler/cookies
Ved bruk av BORIs Portal-app, og Medlems-app på mobiltelefon og nettbrett registreres blant annet opplysninger om lokasjon og informasjon om mobilenheten. Nærmere opplysninger om personvern fremkommer ved nedlasting av appen, herunder formål, innsyns- og sletterutiner.
Formålet med datainnsamlingen
Primært er formålet med innsamlingen, registreringen og behandlingen av personopplysninger å forvalte og følge opp dine rettigheter som medlem på en god måte. I tillegg skal BORI drifte, administrere og vedlikeholde medlemsregisteret og forvalte boligselskap. BORI skal også yte og markedsføre gode medlemstilbud fra eget konsern og samarbeidspartnere, hvilket innebærer å opplyse deg om de tilbud og fordeler du som medlem til enhver tid kan nyte godt av.
BORIs behandling av personopplysninger innebærer blant annet utstedelse medlemskort, forvaltning av medlemsrettigheter, herunder rettigheter knyttet til blant annet forkjøpsrett og ansiennitet, sikring av rettigheter og fordeler for medlemmene, håndtering av andelskapitalen/kontingenter, utsendelse av BORI magasinet og nyhetsbrev, gi informasjon om og markedsføre produkter, tjenester og fordeler fra BORI, våre samarbeidspartnere og datterselskaper, gi god medlemsservice og forestå en god oppfølging av medlemskapet, samt følge opp avtalen BORI har med medlemmet.
Utlevering av personopplysninger – bruk av tredjepart
All utlevering og behandling av personopplysninger mellom BORI og våre samarbeidspartnere og datterselskap skjer i tråd med inngått databehandleravtaler som stiller tydelige krav om å følge gjeldende personvernlovgivning, inkludert konkrete krav til informasjonssikkerhet. Dersom slike tredjeparter befinner seg utenfor EU, vil vi dersom det er påkrevd, benytte EU kommisjonens standardkontrakt som skal være med å sikre et tilfredsstillende beskyttelsesnivå. For at du som medlem eller kunde skal få tilgang til alle de tilbud og fordeler som BORI tilbyr, kan det være hensiktsmessig at tredjeparter bistår BORI for å kunne gjøre dette på best mulig måte.
Du kan reservere deg mot ulike former for direkte markedsføring og bruk av profilering i markedsøyemed. Dette gjør du ved å kontakte BORI Medlemsservice på medlem@bori.no eller pr telefon 63 89 02 00. Viktig informasjon som angår ditt BORI-medlemskap eller kundeforhold med BORI, kan du ikke reservere deg mot uten samtidig å avslutte ditt medlemskap eller kundeforhold med oss. Du kan likevel velge hvilke kanaler du ønsker å motta denne informasjonen via. Dersom du reserverer deg, kan det dessuten føre til at du ikke får tilgang til alle de fordeler som er tilgjengelig for våre medlemmer og kunder, samt at du vil oppleve at ditt BORI-medlemskap eller tjeneste vil føles mindre relevant enn før.
Boris sikring av medlemsregisteret
Våre behandlingsrutiner for personopplysninger er trygge. Opplysningene oppbevares på en forsvarlig måte slik at de ikke brukes urettmessig, kommer uberettigede i hende og slik at personopplysingslovens krav til integritet, konfidensialitet og tilgjengelighet ivaretas.
Tilgang til registrerte personopplysninger
Hos BORI er det kun utvalgte ansatte som har tilgang til medlemsregisteret. Vi har gode rutiner for tilgangskontroll med medlemsregisteret og for hvordan personopplysningene skal behandles. Tilgangen er regulert gjennom adgangskontroll med passord.
Innsyn og endring av registrerte personopplysninger
Du har rett til innsyn i de opplysninger BORI har registrert om deg. Du har også rett på informasjon om den behandlingen vi foretar og som er beskrevet over. Dersom du anmoder oss om å benytte deg av en eller flere av disse rettighetene vil vi innrette oss etter anmodningen, med mindre vi er forpliktet til annet, innen en måned fra den ble avgitt.
For innsyn kan du kontakte medlemsservice hos BORI på medlem@bori.no eller
telefon 63 89 02 00.
Vi har felles interesse i at de opplysningene som er registrert i vårt medlemsregister om deg er korrekte og fullstendige. Dersom du ønsker endringer kan dette gjennomføres ved å kontakte medlemsservice hos BORI på medlem@bori.no eller telefon 63 89 02 00.
Sletting av personopplysninger
Dersom du melder deg ut av BORI, eller utelukkes som medlem etter de regler som gjelder i boligbyggelagsloven og BORIs vedtekter, vil personopplysningene om deg bli slettet fra registeret etter 1 år. Du blir ikke automatisk slettet fra medlemsregisteret dersom du ikke betaler medlemskontingenten i BORI. Grunnen til at vi tar vare på personopplysningene er at det kan oppstå tvist om medlemsrettigheter lenge etter at et medlem har sluttet å betale kontingent.
Kontaktinformasjon
Dersom du har spørsmål knyttet til medlemsregisteret, ønsker innsyn, ønsker å reservere deg eller be om retting eller sletting, kan du kontakte medlemsservice hos BORI på medlem@bori.no eller telefon 63 89 02 00.
