Årsmøte – Vårens store begivenhet i sameiet

Årsmøtet er sameiets øverste myndighet, og gjennomføres hvert år innen utgangen av juni. Her møtes seksjonseierne for å behandle regnskapet og andre årsmøtesaker samt velge styremedlemmer. Vedlikehold og hvordan dette skal finansieres er en av de viktigste sakene for årsmøtet å ta stilling til, og bør stå på sakslisten hvert år.

Digitale årsmøter

Fra 1. april 2021 er det lov å holde digitale årsmøter. Det er styret i sameiet som beslutter møteform, og som må gjøre en vurdering av hva som passer best for sitt sameie. Blant annet vil type saker til behandling ha betydning i vurderingen.

Styret har plikt til å sørge for at gjennomføringen av møtet skjer på forsvarlig måte. Dette betyr blant annet at styret må sørge for kontroll av deltakernes identitet og stemmegivning. Ved for eksempel å benytte BORIs portalløsning med tilgang for seksjonseierne til avstemming via «Min side» vil dette være ivaretatt.

Styret må legge til rette for at også eventuelle seksjonseiere som ikke ønsker digitalt møte kan delta i årsmøtet. Disse kan for eksempel tilbys å avgi sin stemme på papir, eller alternativ oppmøteform. For øvrig kan minimum to seksjonseiere, som til sammen representerer minimum 10% av stemmene, kreve fysisk møte.

Eierseksjonslovens regler for årsmøter gjelder for øvrig uavhengig av møteform.

Ordinære og ekstraordinære årsmøter – hvilke saker behandles?

Ordinært årsmøte skal avholdes hvert år innen utgangen av juni. Her behandles regnskap og årsberetning, valg av styremedlemmer, bevilgning av styrehonorar og andre saker som følger av eierseksjonsloven og/eller vedtektene, for eksempel sparing til fremtidig vedlikehold, og saker som styret eller seksjonseiere ønsker å ta opp. Styret må på forhånd varsle seksjonseierne om dato for årsmøtet, samt sette en frist for å melde saker som ønskes behandle.

Ekstraordinært årsmøte skal avholdes når styret finner det nødvendig, eller når minimum to seksjonseiere, som til sammen representerer minst 10 prosent av stemmene, krever det og samtidig sier hvilke saker de ønsker behandlet.

Innkalling

Det er styret som kaller inn til årsmøte, og innkallingen skal være sendt minimum 8, maksimum 20 dager før selve møtet. Ekstraordinært årsmøte kan om nødvendig kalles inn med minimum tre dagers varsel.

Innkallingen skal være skriftlig, og som skriftlig regnes også elektronisk kommunikasjon. Vedtektene kan inneholde bestemmelser om at innkallingen i stedet eller i tillegg skal skje på annen måte. Merk at seksjonseiere har rett til å reservere seg mot å motta meldinger elektronisk.

Innkallingen skal inneholde de sakene som skal behandles, både «standard årsmøtesaker» som følger av lov og vedtekter, samt «innkomne saker» som styret eller seksjonseiere ønsker å få behandlet på årsmøtet. For eventuelle saker som etter loven krever minst to tredjedels flertall av de avgitte stemmene for å bli vedtatt, skal hovedinnholdet være tatt med i innkallingen. Slik får seksjonseierne informasjon om innholdet i møtet og mulighet til å forberede seg.

Årsmøtet behandler som hovedregel kun saker som er nevnt i innkallingen.

Årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning sendes vanligvis til seksjonseierne sammen med møteinnkallingen, men ved separat utsendelse er fristene for utsendelse av disse dokumentene er senest en uke før ordinært årsmøte.

Dersom sameiet har valgkomité kan komitéens innstilling gjerne legges ved innkallingen.

Hvem kan delta på årsmøtet og hvem kan avgi stemme?

Alle seksjonseiere har rett til å være til stede, uttale seg og stemme i årsmøtet. Eier av boligseksjons ektefelle, samboer eller annet husstandsmedlem har også rett til å være til stede og til å uttale seg.

Styremedlemmer, forretningsfører, revisor og leietakere til bolig har rett til å være til stede og til å uttale seg. En seksjonseier kan også ta med seg en rådgiver, men denne har bare rett til å uttale seg dersom årsmøtet gir sitt samtykke til det. Styrets leder og forretningsføreren har plikt til å være til stede, med mindre det er åpenbart unødvendig eller de har gyldig forfall.

Seksjonseiere som ikke kan møte, kan gi en skriftlig fullmakt og sende noen andre i sitt sted. Fullmakten må fremlegges ved oppmøte.

Vanlig flertall eller strengere krav?

I boligsameier har hver seksjon én stemme, og flertallet regnes etter antall stemmer. Dette gjelder selv om to eller flere eier en boligseksjon i sammen. I kombinerte sameier (bolig og næring) regnes flertallet etter sameiebrøken om ikke annet er bestemt i vedtektene.

De fleste sakene vedtas med vanlig flertall. Visse typer saker krever to tredjedels flertall av de avgitte stemmene, for eksempel samtykke til endring av formål fra bolig til næring eller motsatt for én eller flere bruksenheter. Enkelte typer saker anses som så viktige at det kreves at samtlige seksjonseiere er enige, for eksempel oppløsning av sameiet.

En del av forberedelsen til årsmøtet er å avklare hvilke flertallskrav som gjelder for de ulike sakene som skal behandles.

Blanke stemmer anses som ikke avgitt, og ved stemmelikhet avgjøres saken ved loddtrekning.

Møteledelse og protokoll

Det er styrelederen som skal lede møtet, med mindre årsmøtet velger en annen. Det er også vanlig at forretningsfører velges som møteleder. Det kan være ryddig å ha en nøytral møteleder, spesielt når krevende saker skal diskuteres.

Det er møtelederen som skal sørge for at det blir ført protokoll over alle saker som er til behandling, med tilhørende vedtak. Protokollen skal signeres av møtelederen og minimum én seksjonseier valgt av årsmøtet.

Benytt din mulighet til medbestemmelse der du bor! Delta på årsmøtet!