Generalforsamling – et sikkert vårtegn

Generalforsamlingen er et sikkert vårtegn for alle borettslag. Fristen for avholdelse av ordinær generalforsamling er utgangen av juni, og både forberedelsene og gjennomføringen må følge en rekke fastsatte regler. Generalforsamlingen er borettslagets høyeste myndighet. Det er her andelseierne blant annet velger styremedlemmer, som skal lede borettslaget i samsvar med lov, vedtekter og vedtak i generalforsamlingen.

Digitale generalforsamlinger

Fra 1. april 2021 er det lov å holde digitale generalforsamlinger. Det er styret i borettslaget som beslutter møteform, og som må gjøre en vurdering av hva som passer best for sitt borettslag. Blant annet vil type saker til behandling ha betydning i vurderingen.

Styret har plikt til å sørge for at gjennomføringen av møtet skjer på forsvarlig måte. Dette betyr blant annet at styret må sørge for kontroll av deltakernes identitet og stemmegivning. Ved for eksempel å benytte BORIs portalløsning med tilgang for andelseierne til avstemming via «Min side» vil dette være ivaretatt.

Styret må legge til rette for at også eventuelle andelseiere som ikke ønsker digitalt møte kan delta i generalforsamlingen. Disse kan for eksempel tilbys å avgi sin stemme på papir, eller alternativ oppmøteform. For øvrig kan minimum 2 andelseiere, som til sammen representerer minimum 10% av stemmene, kreve fysisk møte.

Borettslagslovens regler for generalforsamlinger gjelder for øvrig uavhengig av møteform.

Ordinære og ekstraordinære generalforsamlinger – hvilke saker behandles?

Ordinær generalforsamling skal avholdes hvert år innen utgangen av juni. Her behandles årsregnskap og årsberetning, valg av styremedlemmer, bevilgning av styrehonorar samt andre saker som styret eller andelseiere ønsker å ta opp. Styret må på forhånd varsle andelseierne om dato for generalforsamlingen, samt sette en frist for å melde saker som ønskes behandlet.

En ekstraordinær generalforsamling skal avholdes når styret, revisor eller minimum 2 andelseiere, som til sammen representerer minst 10 prosent av stemmene, krever det og samtidig sier hvilke saker de ønsker behandlet.

Innkalling

Det er styret som er ansvarlig for å kalle inn til generalforsamling. Innkallingen må sendes minimum 8 dager og maksimum 20 dager før selve møtet. Ekstraordinær generalforsamling kan om nødvendig kalles inn med minimum 3 dagers frist.

• Innkallingen skal være skriftlig, og den må angi hvilke saker som skal behandles. Slik får hver enkelt andelseier informasjon om innholdet i møtet, og kan på det grunnlaget ta en avgjørelse om han/hun ønsker delta. I tillegg får andelseierne mulighet til å forberede seg
• Det er vanlig å sende revidert regnskap, årsberetning og revisjonsberetning sammen med innkallingen. Dersom dette ikke sendes samtidig med innkallingen, er det viktig å huske på at tidsfristen for utsendelse er minimum 8 dager før selve møtet.
• Generalforsamlingen kan som hovedregel kun behandle de sakene som er oppført i innkallingen.
• Hvis borettslaget har en valgkomité, så kan også valgkomitéens innstilling med fordel legges ved i innkallingen.

hVEM KAN DELTA PÅ GENERALFORSAMLINGEN OG HVEM KAN AVGI STEMME?

Alle andelseierne har rett til å være til stede, uttale seg og stemme i generalforsamlingen. Andelseiernes ektefeller, samboere eller annet husstandsmedlem har også rett til å være til stede og til å uttale seg.

Styremedlemmer, forretningsfører og leietakere til bolig har også rett til å være til stede og til å uttale seg. En andelseier kan også ta med seg en rådgiver, men denne har bare rett til å uttale seg dersom generalforsamlingen gir sitt samtykke til det. Styrets leder og forretningsføreren har plikt til å delta, med mindre det er åpenbart unødvendig.

Andelseiere som ikke kan møte, kan gi en skriftlig fullmakt og sende noen andre i sitt sted. Ingen kan være fullmektig for mer enn én andelseier. Fullmakten må fremlegges ved oppmøte.

Hver boenhet (andel) har kun 1 stemme. Dette gjelder selv om to eller flere eier en bolig i sammen. Om en andelseier, f.eks. kommunen, skulle eie flere boliger har vedkommende fremdeles kun 1 stemme.

Vanlig flertall eller strengere krav?

De fleste sakene vedtas med vanlig flertall, det vil si mer enn 50% av de avgitte stemmene. Dersom stemmeresultatet er likt, må det loddtrekning til for å avgjøre saken.

Visse typer saker krever to tredjedels flertall av de avgitte stemmene. Et eksempel kan være vedtektsendring. Enkelte typer saker er så viktige at det kreves at samtlige andelseiere er enige, et såkalt «tilslutningsvedtak», som for eksempel kan være fastsatt i borettslagets vedtekter.

En del av forberedelsen til generalforsamlingen er å vurdere hvilke flertallskrav som gjelder for de ulike sakene som skal behandles.

Møteledelse

Det er styrelederen som skal lede møtet, med mindre generalforsamlingen velger en annen. Det er også vanlig at forretningsfører velges som møteleder. Det kan være ryddig å ha en nøytral møteleder, spesielt når krevende saker skal diskuteres.

Det er møtelederen som skal sørge for at det blir ført protokoll over alle saker som er til behandling, med tilhørende vedtak. Protokollen skal signeres av møtelederen og minimum 1 andelseier valgt av generalforsamlingen.

Benytt din mulighet til medbestemmelse der du bor! Delta på generalforsamlingen!